Privacybeleid

Privacybeleid

Dit privacybeleid geldt voor de verwerking van persoonsgegevens via silksurfaces.com bij de online verkoop van meubels, waaronder zitmeubelen, woonkamermeubelen en opbergmeubelen. Silksurfaces bepaalt voor de eigen winkeldoeleinden welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn en is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verzamelen uitsluitend gegevens die nodig zijn om de webshop technisch te laten functioneren, bestellingen uit te voeren, betalingen en terugbetalingen administratief te verwerken, meubels te bezorgen en retour-, garantie- en serviceverzoeken af te handelen.

Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie, politieke opvattingen of biometrische kenmerken. Vermeld dergelijke informatie niet in vrije tekst, foto's of bijlagen tenzij dit strikt noodzakelijk is voor een concrete servicevraag.

Bij een bestelling of serviceverzoek kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

- naam, factuuradres, afleveradres, e-mailadres en telefoonnummer;

- bestelnummer, bestelde producten, aantallen, prijs, belastingen, verzendkosten, betaalstatus en terugbetalingsstatus;

- de gekozen betaalmethode en de door de betaalomgeving teruggegeven transactie- of statusinformatie;

- bezorggegevens, pakket- of zendinggegevens, trackingnummer, bezorgstatus en informatie die nodig is voor een grote of zware meubelzending;

- correspondentie over levering, retour, een retourtermijn van 30 dagen, garantie, ontbrekende onderdelen, transportschade, defecten of terugbetaling;

- foto's of andere informatie die de klant zelf verstrekt om een schade-, kwaliteits- of garantieprobleem te beoordelen;

- technisch noodzakelijke websitegegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaatcategorie, tijdstip van bezoek, sessiegegevens, winkelwagenstatus, foutmeldingen en beveiligingsloggegevens;

- beperkt analytische bezoekgegevens wanneer deze zo zijn ingericht dat de gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer gering blijven.

Volledige betaalkaartgegevens worden niet door ons als winkel opgeslagen. De verwerking daarvan vindt plaats in de beveiligde betaalomgeving van Shopify en/of de door de klant bij het afrekenen gekozen betalingsdienstverlener.

Contact-, bestel-, betaalstatus- en aflevergegevens worden gebruikt om de koop uit te voeren, de bestelling administratief te verwerken, het meubel te verzenden, de bezorging te volgen en vragen over de bestelling te beantwoorden. Retour-, garantie- en klachtgegevens worden gebruikt om een verzoek te beoordelen, onderdelen na te leveren, een retour of vervanging te organiseren en een verschuldigde terugbetaling uit te voeren.

Gegevens die noodzakelijk zijn voor facturatie, belastingadministratie, boekhouding en het behandelen van wettelijke aanspraken worden verwerkt omdat wij aan toepasselijke administratieve verplichtingen moeten voldoen. Beperkte technische loggegevens worden verwerkt voor beveiliging, foutopsporing, misbruikpreventie en de stabiele werking van de webshop. Wanneer verwerking alleen op toestemming kan worden gebaseerd, vragen wij die toestemming vooraf en afzonderlijk.

Order-, bezorg- en servicedata worden niet voor direct marketing, profilering of gepersonaliseerde reclame gebruikt zonder een afzonderlijke geldige toestemming.

De webwinkel draait op Shopify. Shopify verwerkt voor de basiswerking van de winkel onder meer klant-, bestel-, apparaat- en transactiegegevens voor zover dat nodig is om het platform, de checkout, hosting en beveiliging te leveren. Waar Shopify in onze opdracht verwerkt, blijft Silksurfaces verantwoordelijk voor de doelen waarvoor wij de klantgegevens gebruiken en voor het toezicht op de verwerking die wij uitbesteden.

Voor betaling worden alleen de gegevens gedeeld die nodig zijn met Shopify en/of de betalingsdienstverlener die de klant bij het afrekenen gebruikt. Een betalingsdienstverlener kan voor eigen wettelijke verplichtingen zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bepaalde gegevens, bijvoorbeeld voor betaalbeveiliging, fraudebestrijding of financiële administratie.

Voor de bezorging delen wij uitsluitend noodzakelijke ontvanger-, adres-, contact- en zendinggegevens met de vervoerder die de bestelling uitvoert. Afhankelijk van de zending kan dit USPS, DHL Express, UPS of FedEx zijn. De vervoerder mag deze gegevens niet voor onze eigen commerciële doeleinden gebruiken. Voor verwerkingen die een vervoerder op grond van zijn eigen verplichtingen zelfstandig uitvoert, draagt die vervoerder zijn eigen verantwoordelijkheid.

Wij verstrekken persoonsgegevens niet aan derden voor verkoop, eigen reclamecampagnes van derden of andere doeleinden die niet nodig zijn voor de bestelling, betaling, levering, klantenservice, beveiliging of naleving van verplichtingen.

Wanneer een externe partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, beperken wij de opdracht tot het noodzakelijke doel en verlangen wij passende vertrouwelijkheid, toegangsbeperking, beveiliging, incidentafhandeling en verwijdering of teruggave van gegevens na beëindiging van de dienstverlening. Wij beoordelen of de dienstverlener voldoende waarborgen biedt en blijven verantwoordelijk voor een zorgvuldige keuze, instructie en controle van verwerkers.

Een dienstverlener mag persoonsgegevens alleen verder laten verwerken wanneer daarvoor passende contractuele en organisatorische waarborgen bestaan. Het inschakelen van een platform- of logistieke partner vermindert onze eigen verantwoordelijkheid tegenover de klant niet.

Silksurfaces wordt vanuit Japan beheerd. Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor orderafhandeling, klantenservice en administratie kunnen daarom in Japan worden geraadpleegd of verwerkt. Voor doorgifte vanuit de Europese Economische Ruimte naar Japan wordt gebruikgemaakt van het erkende passende beschermingsniveau dat voor Japan geldt, voor zover de betreffende verwerking daaronder valt.

Shopify en andere noodzakelijke technische of logistieke partijen kunnen gegevens in meerdere landen verwerken. Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt en geen passend beschermingsniveau rechtstreeks van toepassing is, mogen zij alleen worden doorgegeven met een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen, zoals erkende contractuele standaardwaarborgen of andere toegestane beschermingsmechanismen.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld:

- bestel-, factuur- en financiële transactiegegevens: 7 jaar na het einde van het relevante boekjaar; wanneer voor de gebruikte grensoverschrijdende btw-regeling een bewaartermijn van 10 jaar geldt, wordt die termijn toegepast;

- bezorg- en trackinggegevens die niet langer onderdeel zijn van de financiële administratie: maximaal 2 jaar na definitieve aflevering;

- retour-, garantie-, schade- en klantenservicebestanden: maximaal 2 jaar na definitieve afsluiting van de zaak, behalve wanneer de gegevens langer nodig zijn voor een lopende aanspraak of verplichte administratie;

- door de klant aangeleverde foto's van schade of defecten: maximaal 6 maanden na definitieve afsluiting van de betreffende zaak, tenzij zij noodzakelijk blijven voor een lopend geschil of bewijs;

- niet-afgeronde checkoutgegevens die niet in een bestelling zijn omgezet: maximaal 30 dagen, behalve voor zover langere bewaring noodzakelijk is om een beveiligingsincident of misbruik te onderzoeken;

- technische beveiligings- en foutloggegevens: maximaal 12 maanden;

- correspondentie over een privacyverzoek: maximaal 2 jaar na afronding, zodat de afhandeling aantoonbaar blijft.

Wanneer een bewaartermijn afloopt, worden de gegevens verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat zij niet meer tot een persoon kunnen worden herleid.

Verbindingen met de Shopify-webwinkel worden via HTTPS/TLS versleuteld, zodat gegevens tijdens de overdracht tussen de browser en de winkel worden beschermd. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en dienstverleners die deze gegevens voor hun taak nodig hebben. Wij beperken export en verspreiding van klantgegevens, gebruiken de beveiligingsfuncties van het Shopify-platform en verlangen van verwerkers passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Geen enkele internetdienst kan absolute veiligheid garanderen. Wanneer zich een incident voordoet dat persoonsgegevens raakt, beoordelen wij de aard, omvang en gevolgen ervan, nemen wij maatregelen om verdere schade te beperken en informeren wij betrokkenen en bevoegde instanties wanneer dat noodzakelijk is.

Technisch noodzakelijke en functionele cookies mogen worden gebruikt om de winkelwagen, checkout, taal- of sessievoorkeuren, beveiliging en andere functies te laten werken. Hiervoor wordt geen toestemming gevraagd wanneer de cookie strikt noodzakelijk is. Sessiecookies verdwijnen na het beëindigen van de sessie. Door ons ingestelde blijvende functionele cookies worden niet langer dan 12 maanden bewaard.

Beperkt analytische cookies mogen alleen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt wanneer zij zo zijn ingericht dat de gevolgen voor de privacy gering zijn en de gegevens uitsluitend voor basisanalyse en verbetering van de webshop worden gebruikt. Door ons ingestelde beperkt analytische cookies hebben een maximale looptijd van 24 maanden.

Cookies of vergelijkbare technieken voor cross-site tracking, profilering, gepersonaliseerde advertenties of andere niet-noodzakelijke doeleinden worden niet geplaatst voordat de bezoeker daarvoor vrij, specifiek en geïnformeerd toestemming heeft gegeven. Weigeren van niet-noodzakelijke cookies mag de normale aankoop- en basisfuncties van de winkel niet blokkeren. Een gegeven toestemming kan via de beschikbare cookie-instellingen weer worden ingetrokken; na intrekking worden deze technieken niet verder voor het betreffende doel gebruikt.

Een betrokkene kan ons verzoeken om:

- bevestiging of wij zijn of haar persoonsgegevens verwerken en inzage in die gegevens;

- onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren;

- persoonsgegevens te verwijderen wanneer geen geldige reden voor verdere bewaring bestaat;

- verwerking in toepasselijke gevallen te beperken;

- bezwaar te maken tegen verwerking die op een gerechtvaardigd belang berust;

- eerder gegeven toestemming voor toekomstige verwerking in te trekken;

- gegevens die de betrokkene zelf heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en, waar technisch mogelijk, te laten overdragen.

Een verzoek kan per e-mail of per post worden ingediend met voldoende informatie om het verzoek en de betrokken bestelling of klantrelatie te identificeren. Wij vragen alleen aanvullende identificatie wanneer dit nodig is om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek uitzonderlijk complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan de termijn worden verlengd; de betrokkene wordt dan binnen de eerste maand geïnformeerd over de verlenging en de reden daarvan.

Verwijdering is niet absoluut. Gegevens die nog noodzakelijk zijn voor een lopende bestelling, garantie- of retourzaak, een rechtsvordering of een verplichte financiële bewaartermijn worden niet voortijdig verwijderd. Intrekking van toestemming heeft geen terugwerkende kracht op verwerking die vóór de intrekking rechtmatig plaatsvond.

Wie het niet eens is met de behandeling van een privacyverzoek, kan eerst contact met ons opnemen en daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.

E-mail: instanthelpedf@silksurfaces.com

Telefoon: +81 708 315 48 95

Adres: Shioyaki 3-8-25-402, City-To Gyotoku, Ichikawa, prefectuur Chiba 272-0114, Japan

Klantenservice: maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 18:00. In het weekend en op officiële feestdagen in Nederland wordt geen klantenservice verleend.