Regels voor dubbele toestemming bij e-mailinschrijving

Regels voor dubbele toestemming bij e-mailinschrijving

Deze regels beschrijven hoe een vrijwillige e-mailinschrijving via onze Shopify-webwinkel wordt vastgelegd, bevestigd, gebruikt en beëindigd. De regeling geldt uitsluitend voor niet-noodzakelijke e-mailcommunicatie waarvoor de ontvanger vooraf zelf toestemming geeft.

Een bestelling plaatsen, een betaling uitvoeren, een retour aanmelden, een garantie- of servicevraag stellen of klantenservice ontvangen is niet afhankelijk van een e-mailinschrijving. Berichten die noodzakelijk zijn voor een bestaande bestelling of serviceverzoek, zoals orderbevestigingen, verzendinformatie, retourcommunicatie of informatie over een concrete klacht, vallen niet onder deze inschrijving.

Voor vrijwillige e-mailinschrijving gebruiken wij een dubbele bevestigingsprocedure.

De eerste stap bestaat uit het zelf invoeren van een e-mailadres en het actief aangeven dat de bezoeker e-mailcommunicatie wil ontvangen. Een vooraf aangevinkt vakje of stilzwijgende toestemming wordt niet gebruikt.

Na deze eerste stap wordt een afzonderlijke bevestigingsmail naar het opgegeven adres verzonden. De inschrijving wordt pas actief nadat de ontvanger de bevestigingshandeling in die e-mail heeft uitgevoerd.

Zonder deze tweede bevestiging wordt het adres niet toegevoegd aan de actieve verzendlijst voor niet-noodzakelijke e-mailcommunicatie.

De dubbele bevestiging is bedoeld om te controleren dat het opgegeven e-mailadres daadwerkelijk onder controle staat van degene die de inschrijving heeft gestart. Dit verkleint het risico dat iemand een ander persoon zonder diens medeweten inschrijft of dat een verkeerd gespeld e-mailadres wordt toegevoegd.

De procedure maakt bovendien duidelijk op welk moment toestemming is gegeven. Wij gebruiken de bevestiging uitsluitend als bewijs en technische basis voor de betreffende e-mailinschrijving en niet als toestemming voor andere, niet-aangegeven doeleinden.

Toestemming voor e-mailinschrijving moet vrijwillig worden gegeven. Het weigeren of niet bevestigen van de inschrijving heeft geen invloed op de mogelijkheid om de webwinkel normaal te gebruiken of een reguliere bestelling te plaatsen.

De toestemming staat los van algemene bestel-, betaal-, leverings- en servicecommunicatie. Wij koppelen een vrijwillige inschrijving niet aan een verplichte aankoopvoorwaarde.

Een toestemming voor e-mailcommunicatie wordt niet automatisch uitgebreid naar sms, telefoon, gepersonaliseerde advertenties, externe advertentieplatforms of andere communicatiekanalen.

Voor de e-mailinschrijving verwerken wij uitsluitend gegevens die nodig zijn om de toestemming te registreren, de inschrijving technisch uit te voeren en een afmelding te respecteren. Dit kan bestaan uit:

- het opgegeven e-mailadres;

- datum en tijd van de eerste inschrijving;

- datum en tijd van de bevestiging;

- de bron of plaats waar de inschrijving is gestart;

- de versie van de toestemmingsinformatie die op dat moment werd getoond;

- technische bevestigingsgegevens die nodig zijn om aan te tonen dat de tweede stap is uitgevoerd;

- datum en tijd van een latere uitschrijving.

Wij vragen voor een gewone e-mailinschrijving geen gegevens die niet nodig zijn voor dit doel.

Een e-mailadres dat tijdens een bestelling wordt verstrekt, wordt gebruikt voor de uitvoering en communicatie rond die bestelling. Het enkele feit dat iemand een aankoop doet of contact opneemt met de klantenservice betekent niet dat hij of zij automatisch is ingeschreven voor vrijwillige e-mailcommunicatie.

Order-, aflever-, retour-, garantie- en servicegegevens worden niet gebruikt om iemand zonder afzonderlijke geldige toestemming aan de vrijwillige verzendlijst toe te voegen.

Wanneer hetzelfde e-mailadres zowel voor een bestelling als voor een vrijwillige inschrijving wordt gebruikt, blijven deze twee verwerkingsdoeleinden administratief van elkaar onderscheiden.

De bevestigingsmail heeft uitsluitend als doel om vast te stellen of de ontvanger de inschrijving daadwerkelijk wil voltooien. Wanneer de ontvanger niet bevestigt, volgt daaruit geen actieve inschrijving.

Een niet-bevestigde aanvraag wordt niet gebruikt om herhaaldelijk niet-noodzakelijke e-mails te sturen. Technische gegevens van een niet-afgeronde inschrijving worden alleen tijdelijk bewaard voor beveiliging, misbruikpreventie en controle van de inschrijfprocedure en daarna verwijderd wanneer zij niet meer nodig zijn.

Na bevestiging mag het e-mailadres uitsluitend worden gebruikt voor de vrijwillige e-mailcommunicatie waarvoor toestemming is gegeven.

De actieve inschrijving wordt niet gebruikt als algemene toestemming voor ieder toekomstig communicatiedoel. Wanneer het doel wezenlijk verandert of wordt uitgebreid, wordt daarvoor opnieuw een passende keuze gevraagd voordat de gegevens voor dat nieuwe doel worden gebruikt.

Wij verkopen de verzendlijst niet en gebruiken geen aangekochte adressenlijsten voor deze inschrijfprocedure.

Een ontvanger kan de toestemming op ieder moment kosteloos intrekken.

Iedere niet-noodzakelijke e-mail die op basis van deze inschrijving wordt verzonden, bevat een duidelijke afmeldmogelijkheid. Daarnaast kan uitschrijving worden gevraagd via het contactadres onderaan deze pagina.

Na een geldige uitschrijving wordt het e-mailadres zonder onnodige vertraging uit de actieve verzendlijst verwijderd. De ontvanger hoeft geen reden voor de uitschrijving te geven.

Intrekking heeft alleen gevolgen voor toekomstige niet-noodzakelijke e-mailcommunicatie. Noodzakelijke berichten over een bestaande bestelling, levering, retour, terugbetaling, garantie, veiligheidskwestie of andere lopende servicezaak kunnen nog steeds worden verzonden wanneer dat voor de uitvoering of afhandeling nodig is.

Gegevens van een actieve inschrijving worden bewaard zolang de inschrijving actief is.

Na uitschrijving wordt het adres uit de actieve verzendlijst verwijderd. Een beperkte registratie van de uitschrijving en het eerdere toestemmingsbewijs kan maximaal 2 jaar na de uitschrijving worden bewaard om te kunnen aantonen dat de afmelding is verwerkt en om te voorkomen dat het adres door een administratieve fout opnieuw actief wordt toegevoegd.

Wanneer gegevens langer nodig zijn wegens een concrete lopende klacht of juridisch geschil, worden uitsluitend de daarvoor noodzakelijke gegevens langer bewaard.

Niet-bevestigde inschrijvingen worden niet als actieve toestemming behandeld en worden verwijderd zodra zij niet meer nodig zijn voor beveiliging en controle van de bevestigingsprocedure.

De webwinkel gebruikt Shopify als technische winkelomgeving. Wanneer Shopify of een andere noodzakelijke technische dienstverlener namens ons de inschrijf- of verzendfunctionaliteit ondersteunt, mag die partij de gegevens alleen verwerken voor de overeengekomen technische taak en overeenkomstig onze instructies.

Een technische dienstverlener krijgt door deze rol geen zelfstandig recht om het e-mailadres voor eigen niet-noodzakelijke communicatie te gebruiken.

Wij blijven verantwoordelijk voor de manier waarop de vrijwillige inschrijving binnen onze webwinkel wordt ingericht en voor de correcte verwerking van bevestiging en uitschrijving.

De inschrijfprocedure wordt zo ingericht dat onbevoegde of geautomatiseerde inschrijvingen zoveel mogelijk worden beperkt. Waar nodig kunnen technische controles worden gebruikt om misbruik, herhaalde foutieve inschrijvingen of manipulatie van de bevestigingsprocedure tegen te gaan.

Wij vragen een ontvanger nooit om een wachtwoord, volledige betaalkaartgegevens of andere gevoelige accountinformatie om een e-mailinschrijving te bevestigen of te beëindigen.

Wanneer wordt vermoed dat een e-mailadres zonder toestemming is ingeschreven, kan dit rechtstreeks aan ons worden gemeld. Wij controleren dan de beschikbare inschrijfgegevens en beëindigen de inschrijving wanneer geen geldige toestemming kan worden vastgesteld.

Een persoon kan vragen of zijn of haar e-mailadres op de actieve verzendlijst staat en kan verzoeken om correctie, verwijdering of informatie over de vastgelegde toestemming.

Een dergelijk verzoek kan per e-mail of per post worden ingediend. Wij vragen alleen aanvullende identificatie wanneer dit noodzakelijk is om te voorkomen dat gegevens over een inschrijving aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

Een verzoek om uitschrijving wordt niet afhankelijk gemaakt van uitgebreide identificatie wanneer duidelijk is welk e-mailadres moet worden verwijderd en er geen redelijke twijfel bestaat over de herkomst van het verzoek.

E-mail: instanthelpedf@silksurfaces.com

Telefoon: +81 708 315 48 95

Adres: Shioyaki 3-8-25-402, City-To Gyotoku, Ichikawa, prefectuur Chiba 272-0114, Japan

Klantenservice: maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 18:00. In het weekend en op officiële feestdagen in Nederland wordt geen klantenservice verleend.